Hvem har kompetencerne og gnisten til at sidde med hvor beslutningerne skal træffes? Hvem er projektleder? Hvem ejer projektet eller begivenheden juridisk? Skal man organisere sig med en klassisk styregruppe i toppen? Bør man etablere et selskab eller måske arbejde med en fond struktur? Kræver organiseringen et sekretariat med medarbejdere med kompetencer indenfor strategi, kommunikation eller begivenhedsafvikling? Hvem er de oplagte interessenter og samarbejdspartnere? Skal der afstemmes politiske budskaber?
Klar rollefordeling:
Spørgsmål er der nok af i organiseringsfasen - men det er der naturligvis en god grund til. Alle de her spørgsmål skal besvares - for på et eller andet tidspunkt dukker de op igen. Det er derfor helt centralt at have styr på organisationen, organisationens struktur og de enkelte personers klare roller.
Jo før man kan nedskrive ansvarsområder og hel konkret forventnigsstyre organisationens nøglepersoner, des bedre. Lav kontrakter, målsætningsdokumenter, leveranceaftaler, salgsmål, budgetmål og tidsfrister. Spil med åbne kort og hold det organisatoriske arbejde gennemsigtigt, for nøglepersonerne som er tæt på.
Er projektet politisk?
Skal dit konkrete projekt forankres i en politisk organisation skal du være særlig opmærksom på det farvand du som projektleder skal navigere i. Sæt dig ind i tingene og forstå beslutningsprocesserne og procedurerne. Brug tiden rigtigt og lær hvornår budgetterne vedtages, hvornår de vigtige udvalgsmøder afholdes og hvornår det er det rigtige tidspunkt at få taletid for de rigtige mennesker. Ejerskab betyder alt i en politisk organisation, hvorfor det er en god idé at få en eller flere ambassadører ombord i projektet i en tidlig fase.
Her nedenfor kan du hente dokumenter som hjælper dig med, eller giver dig inspiration til, at få organisationen på sporet fx. en interessentanalyse, og gode råd om valg af organisationsform samt et enkelt organsiationsskema som nemt kan tages ibrug. Hør også interviews med Uffe Elbæk og Svend Olling om deres erfaringer med organisationsarbejde og ledelse fra hhv. World Outgames 2009 og COP15.
God fornøjelse.
