Begivenheder er kommunikation og kommunikation er mange forskellige strategiske og praktiske dicipliner. Digital kommunikation og web, sociale medier og netværk, markedsføring, PR, pressevents, mediekontakt, identiteter og logo, nyhedsbreve, informationsprogrammer, bannere mm. En begivenhed er ingenting uden synlighed og klar information til alle deltagende. Det kræver et fokuseret forarbejde at få hele organisationen til at forstå potentialet, som en begivenhed har for at kommunikere et eller flere budskaber.

Muligheder

By branding og city events, hænger ofte sammen med en række meget konkrete signaler, som man gerne vil kommunikere. Begivenheden bruges, i stigende grad, som det strategiske kommunikationsværktøj, som kan samle den rette målgruppe, medier og presse. Begivenheden giver en organisation anledning, til at fortælle en historie! Den gode kommunikationsplan udstikker rammerne og definerer strategi og konkrete mål, for den samlede kommunikation. Kommunikationsplanen skal indeholde den overordnede vision, en klar målgruppedefinition og de centrale budskaber, som skal gennemsyre både pressearbejde og markedsføring.

Kommunikationen hænger meget tæt sammen med selve begivenhedens strategi. Der er derfor en række overvejelser, på strategisk niveau, man som organisation er tvunget til at gøre sig. Begivenhedskommunikation bør håndteres aktivt og ikke passivt. Aktivt på den måde at der løbende netop kommunikeres (fx. via forskellige sociale medier og web) for at skabe en dialog, en øget opmærksomhed og for at knytte strategiske relationer til begivenheden.  Dialogen og håndteringen af dialogen med omverden, interessenter, presse og deltagere skal håndteres og skal have en høj prioritet, hele vejen igennem projektets faser. 

Mange dicipliner

Der findes et væld af kommunikationsmuligheder man som organisation kan benytte sig af, til et begivenhedsprojekt. Vi anbefaler at man tidligt i forløbet konkretiserer sine ambitioner og afsætter de relevante resourcer til at håndtere:

• Egne medier (website, sociale medier, kataloger, invitationer, flyers, plakater osv)
• Eksterne medier (Presse)
• Mulige medier (Strategiske samarbejder, medieaftaler, sponsoraftaler)
• Markedsføring (Køb af medieplads)

Nedenfor kan du hente relevante dokumenter og skabeloner til at håndtere processen og se videoer med Uffe Elbæk og Svend Olling fra hhv. World Outgames og COP15 og høre om deres kommunikationserfaringer. Du kan ligeledes hente en konkret kommunikationsplan for begivenheden Copenhagen Cooking.

God fornøjelse