Af Emil B. Spangenberg, VIBE / Foto: Arkiv
Da Crone & Co erfarede, at EU formandsskabet gik i udbud besluttede man at byde på PCO opgaven. Det var dog ikke en hurtig beslutning, idet der var tale om et ganske omfattende udbudsmateriale med et følgende stort timeforbrug til at udarbejde tilbudet. Og med mange af de meget etablerede PCO-er på banen, overvejede man længe om det overhovedet gav mening at byde på projektet ift. sandsynligheden, for at vinde projektet op mod de mere etablerede kræfter.
"Vi vurderede, at Udenrigsministeriet søgte en samarbejdspartner, der kunne byde ind med nogle nye øjne og løsninger til denne type af opgaver, derfor besluttede vi at give det chancen," udtaler René Crone, stifter og adm. dir. i Crone & Co.
Crone & Co brugte ca. 2 måneder på at skabe tilbudsmaterialet, indhente tilbud fra samarbejdspartnere, indgå forhåndsaftaler og i det hele taget konsolidere sig med det team, som skulle løse projektet. René Crone fortæller, at een af styrkerne for dem har været, at de ikke har haft nogen forudgående erfaring med præcist denne type af opgave, og at de derfor har måttet starte på et helt blankt stykke papir. Således har man undgået fælden om; ”vi plejer at gøre”. De har med andre ord haft massivt fokus på at forstå, hvad der blev spurgt om i tilbudet og siden på at gennemtænke præcist og meget konkret ned til mindste detalje, hvordan de ville løse opgaven.
”I disse dage, hvor det hele endelig går igang, er vi naturligvis pavestolte over at have vundet over så prominente spillere på det danske/internationale PCO marked – og at vi har formået at tilvejebringe nogle IT-løsninger til registrering og akkreditering, og hertil sammensætte en løsning på projektets dele, der imødekom Udenrigsministeriets ønsker og udbudsmaterialets krav – og at vi nu står for så store og væsentlige dele i hele den organisatoriske afvikling af EU-formandsskabet,” siger René Crone.
Den konkrete opgave?
PCO opgaven ifm det danske EU formandsskab består i varetagelse af møderegistrering, akkrediteringsydelser samt hoteladministration og diverse sideaktiviteter og ydelser i forbindelse formandsskabet.
"Mere konkret handler det om at tilvejebringe et stærkt, stabilt, fleksibelt og brugervenligt IT-værktøj til håndtering af selve møderegistreringsdelene. IT-værktøjet og registreringen, er typisk det første som de delegerede stifter bekendtskab med til. en sådan begivenhed – derfor er det utroligt vigtigt, at dette ”første møde” bliver en god, smidig og overskuelig oplevelse. Dette er ofte et problem ved denne typer af møder, idet der er behov for et omfattende antal data, som typisk er tilknyttet en meget høj grad af sikkerhed. Hertil kommer naturligvis krav om brugervenlighed og fleksibilitet i den bagvedliggende administrative rapportering og tilgang til systemet for de enkelte ministerier" Fortæller René Crone.
På samme tid består opgaven for Crone & Co. i at tilvejebringe det rette udbud af hotelværelser, der imødekommer de mange delegerede og europæiske medlemslandes forskellige behov ift. antal af værelser, værelseskategorier, beliggenhed, pris-niveau, sikkerhedsniveau m.m.. Her forestår et omfattende samarbejde med de større hoteller i Storkøbenhavn og Horsens og omegn. Henover perioden handler det om 30-40.000 hotelovernatninger.
En meget omfattende del af projektet er hele adgangskontrollen og kortudstedelsen til delegerede, presse og medarbejdere på de respektive venues. Dette kræver meget personel, hvor vi pt. er oppe på en stab af ca. 25-35 freelancere til varetagelse af disse adgangs- og kontrolfunktioner med stregkodescannere, visuel/billed identifikation mv.
Dertil kommer hele samarbejdet og koordineringen med samtlige ministerier, protokollen, transportenheden, logistik-enheden, PET og politiet vedr. sikkerheds- og formelle procedurer. Rene Crone tilføjer, at det er første gang, at man i EU-formandsskabs-regi har stået med et centralt IT-værktøj til at også styre data samarbejdet mellem de nævnte enheder effektivt og helt enkelt, noget Crone & Co naturligvis er meget stolte over at have tilvejebragt.
Projektet er helt unikt i sin karakter, idet det er et forløb på hele 6 mdr. – hvor de største møder forventeligt ligger på max. 5-600 delegerede. Således er det enkelte møde for sig – ikke så stort – det er imidlertid antallet af møder, der er stort – og naturligvis antallet af delegerede henover hele perioden, som når op på 15.-20.000. Dette fordeler sig på knap 100 forskellige møder, der kører via Crone & Co’s systemer, heraf ca. 10 højniveaumøder, der kræver den fulde service og bemanding ift. adgangskontrol og akkrediteringscenter. Altså en meget kompleks projektstørrelse, alt i alt.
Hvilke perspektiver giver dette Crone & Co?
"Det giver blod på tanden, når vi på denne vis vinder noget så stort som det danske EU formandsskab – og vi har da også allerede nu oplevet en intensiveret interesse i Crone & Co," siger René Crone
"På den helt korte bane har det betydet en signifikant vækst i antallet af nye medarbejdere og projekter, og vi er nu oppe på 12 medarbejdere plus freelancere og studentermedhjælpere. Det giver os den størrelse, vi længe har ønsket, som sikrer en større stabilitet også i vores eksisterende forretning og kundebase indenfor oplevesbaseret formidling og marketing. Et område som allerede før EU formandsskabet var i hastig vækst."
"I forhold til det ministerielle får vi naturligvis en intensiv forståelse nu for afvikling af EU formandsskaber samt naturligvis en omfattende kontaktflade til hele det danske ministerielle univers og europæiske ambassader. Der er ingen tvivl om, at dette også vil betyde nye projektmuligheder efter EU formandsskabet", siger René Crone.
Tildelingen af det danske EU formandsskab til Crone & Co – sker i samme moment som, at Peter Hauge Johansen, tidligere EXPO Business og tidligere kongres og messeansvarlig i Bella Centeret er tiltrådt som partner i selskabet. Et led i en generel oprustning af Crone & Co´s tilbud til det mere traditionelle møde-, udstillings- og kongresmarked.
"Det er helt suverænt at vores kombinerede kræfter, klassisk kongres-afvikling, store begivenheder, marketing og IT-erfaring kombineret med mere nytænkende og oplevelsesbaserede metoder allerede nu har resulteret i, at vi har vundet et så stort og prominent projekt som det danske EU formandsskab. Det lover fantastisk godt for fremtiden i et marked, hvor flere og flere kunder er på udkig efter partnere som kan ”ryste posen”, slutter René Crone.